การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

โดย อุสุมา ดิสวัสดิ์

เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

สังกัดภาควิชาหลักสูตรและการสอน

บทนำ

เวลา

(Time) เป็นทรัพย์สินที่มีค่า และไม่สามารถหาสิ่งหนึ่งสิ่งใดมาทดแทนได้ บุคคล

ผู้ประสบผลสำเร็จล้วนแล้วแต่รู้จักใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด การบริหารเวลาจึงถือเป็นความ

จำเป็นที่นักบริหารจะต้องตระหนักและให้ความสำคัญ เพราะผู้บริหารเวลาเป็นก็คือผู้บริหารชีวิตเป็น

ความหมายของเวลาและความสำคัญของเวลา

(อนันท์ งามสะอาด, 2549)

􀂉

ความหมายของเวลา

เวลา

(Time) คือ มาตรวัดทุกสิ่งทุกอย่างเป็นตัวแปรที่ต่อเนื่อง (Continuous Variable)

􀂉

ความสำคัญของเวลา

-

เวลาคือชีวิต ไม่มีวันย้อนกลับ ไม่มีอะไรมาทดแทนได้

-

การปล่อยให้เวลาเสียไปเปล่า ๆ เท่ากับเป็นการปล่อยให้ชีวิตเสียไปเปล่า

-

การเป็นนายเหนือเวลาเท่ากับเป็นนายเหนือชีวิตอันจะได้รับประโยชน์สูงสุด

การบริหารเวลา

การบริหารเวลาให้เป็นเป็นศาสตร์และศิลป์อย่างหนึ่ง ส่วนใหญ่แล้วคนเราจะจัดการกับ

เวลาของตัวเองตามความชอบส่วนตัว ตามความถนัดส่วนบุคคล โดยลืมไปว่าที่จริงแล้วเราควร

แยกแยะว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำหลัง หากเราทำได้เราก็จะประสบผลสำเร็จง่ายขึ้น เร็วขึ้น

และมีระบบมากยิ่งขึ้น

(ต้นกล้า นัยนา, 2545 :44)

ในหนังสือ

First Things First ผู้เขียน คือ Roger และ Rebecca Merril ได้แนะนำว่าการใช้

เวลาของเราจะเป็นอย่างไรนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็น

4 กลุ่ม ดังนี้

กลุ่มที่

1 : เร่งด่วนและสำคัญ

กลุ่มที่

2 : สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

กลุ่มที่

3 : เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

กลุ่มที่

4 : ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ภาวะของความ

“เร่งด่วน” โดยทั่วไปแล้วจะถูกกำหนดโดยอิทธิพลจากภายนอก อย่างเช่น

เส้นตายที่เจ้านายของคุณตั้งมาให้ ในขณะที่ความ

“สำคัญ” จะกำหนดโดยการประเมินของตัวเรา

เองว่าเรื่องใดมีความหมายสำหรับเรา และสิ่งที่เราอยากทำให้สัมฤทธิผลทั้งในที่ทำงานและในบ้าน

ความสำคัญนี้อาจครอบคลุมถึงเป้าหมายในการทำโครงการให้สำเร็จตรงเวลาอย่างมีคุณภาพ

,

การจ้างผู้ช่วยคนใหม่

, การหางานใหม่, การใช้เวลากับครอบครัวมากขึ้น และการดูแลสุขภาพ

ร่างกายให้ดีขึ้น

(วารี ปานเจริญ, 2548 :96)

ความหมายของการบริหารเวลา

การบริหารเวลา หมายถึง การกำหนดและการควบคุมการปฏิบัติงานให้บรรลุผลตามเวลา

และวัตถุประสงค์ที่กำหนด เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพในงานหน้าที่ที่รับผิดชอบ

(

ผศ.ดร.วิทยาธร ท่อแก้ว, 2549)

การบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ

(อนันท์ งามสะอาด, 2549)

1.

การวางแผน (Planning)

1.1

การวางแผน เป็นหลักสำคัญของการทำงาน จึงต้องกำหนดจุดหมายใช้เวลา

ที่ประหยัด และก่อให้เกิดงานที่มีประสิทธิภาพ

1.2

ควรกำหนดแบบงานแต่ละปี เดือน สัปดาห์ และวัน

1.3

ฝึกใช้ปฏิทินในการวางแผนจนเป็นนิสัย

1.4

แม้ว่าการวางแผนจะต้องสิ้นเปลืองเวลาในตอนเริ่มแรก แต่ในขั้นสุดท้าย

การวางแผนจะช่วยรักษาเวลาและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

2.

การจัดเวลาให้เหมาะสมงาน

2.1

กำหนดและจัดลำดับความสำคัญของงานไว้ในแผนการทำงาน

2.2

งานใดที่ไม่สำคัญหรือกิจกรรมใดที่ไม่เกิดประโยชน์ควรตัดทิ้งไป

2.3

ให้เวลาสำหรับงานที่สำคัญ ๆ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพของงานมากที่สุด

2.4

แยกประเภทของงานไว้ให้ชัดเจน แล้วจัดทำพร้อมกัน เพื่อประหยัดเวลา

2.5

ทำให้เสร็จเป็นอย่าง ๆ ไปอย่างมีระบบเสมอ

3.

การจัดเวลาให้เหมาะสมกับคน

3.1

ควรตัดเวลาที่เกี่ยวกับงานสังคม หรือการประชุมที่ไม่จำเป็น

3.2

ควรปฏิเสธบุคคลที่ขอติดต่อพบปะบ้าง ทำให้การทำงานไม่ต่อเนื่อง

3.3

ให้บุคคลอื่นมีส่วนแบ่งภาระความรับผิดชอบงานตามสมควร

3.4

มอบหมายงานกระจายงานให้บุคคลอื่น ควรทำอย่างมีประสิทธิภาพ กำหนด

วัตถุประสงค์ในการทำงานที่ชัดเจน

3.5

ควรสร้างบรรยากาศการทำงานให้เกิดขึ้นเสมอ หาแนวทางให้รบกวนสมาธิ

การทำงานให้น้อย

4.

การสั่งการ/เตือนตนเสมอ

4.1

สร้างวิธีที่ฉลาดขึ้น แต่ไม่ใช่คลั่งการจัดระบบจนเกินไป

4.2

ทำอะไรให้ลุล่วงไปเป็นขั้นตอน แต่ไม่ใช่ใส่ใจแต่การจัดระบบแต่ไม่ทำอะไรเลย

4.3

ทำอะไรมากเกินไป จนไม่เคยประเมินคุณค่าที่แท้จริงของผลงาน

4.4

จงทำงานวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และทำวันพรุ่งนี้ให้ดีกว่าวันนี้

4.5

การทำอะไรอย่างสมบูรณ์ ชนิดไม่มีดีนั้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ

4.6

ฝึกฝนการตัดสินใจเพื่อทำงานตามที่เห็นว่าเหมาะสมให้ทันเวลา

5.

การควบคุมการทำงานเพื่อการมีเวลาที่ดีกว่า

5.1

การรู้จักใช้เวลาคือการรู้จักวิธีการทำงานที่ฉลาด นั่นแสดงว่าจะมีเวลาสำหรับ

ตัวเอง สำหรับครอบครัว และสำหรับสังคมมากขึ้น

5.2

อย่าทำตนเป็นบุคคลที่แยกตนออกจากงานไม่ได้ในบางครั้งหยุดพักผ่อนตาม

สมควรพอเหมาะ การทำงานติดต่อกันเป็นเวลายาวนาน อาจเกิดผลเสียได้

5.3

ฝึกมีวินัยในการทำงาน ไม่ผัดวันประกันพรุ่ง เพื่อการมีเวลาที่ดีกว่า

5.4

การพบปะ/สังสรรค์/ร่วมกิจกรรมสังคม จะต้องเป็นเรื่องที่สร้างสรรค์ ไม่เสียเวลา

กับเรื่องไร้สาระ นำไปสู่ปัญหาไม่มีที่สิ้นสุด สิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ

5.5

คนที่รู้จักใช้เวลา “เป็น” เท่านั้นจึงจะมีเสรีภาพให้กับ “ชีวิต” ที่แท้จริง

อุปสรรคในการบริหารเวลา

(ชัยชาญ วงศ์สามัญ, 2549)

สิ่งที่เป็นอุปสรรคสำคัญในการบริหารเวลามีหลายประการ ซึ่งจะทำให้การทำงาน

ไม่ประสบความสำเร็จตามที่วางแผนไว้ อุปสรรคดังกล่าว มีดังนี้

1.

การผัดวันประกันพรุ่ง

ทำให้ไม่มีการดำเนินงานตามที่ควรจะเป็น นอกจากงานจะไม่

เสร็จแล้ว ยังจะเกิดความเสียหายแก่งานและองค์กรได้

2.

การทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน

ซึ่งมักจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความสับสน

วุ่นวาย และสมาธิในการทำงานลดลง นอกจากนั้น ยังจะมีผลต่อการจัดลำดับความสำคัญของงาน

และเกิดปัญหาในการประสานงานกับบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย

3.

การกลัวความล้มเหลว

ทำให้ไม่กล้าตัดสินใจที่จะลงมือปฏิบัติงาน ทั้งนี้เพราะไม่

ต้องการที่จะต้องรับผิดชอบต่อผลที่จะเกิดขึ้นจากการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่มีความมั่นใจ

ว่างานที่ทำไปจะเกิดผลดีหรือผลเสียอย่างไร ทำให้ไม่กล้าลงมือปฏิบัติ เป็นผลให้งานไม่เสร็จ

4.

การคาดหวังความสมบูรณ์แบบ

การเป็นคนละเอียดลออและคิดว่าทุกอย่างที่ทำลงไป

ต้องประสบความสำเร็จอย่างสมบูรณ์เท่านั้น โดยมุ่งที่จะป้องกันความผิดพลาดมากจนเกินไป ซึ่ง

จะทำให้ทั้งตนเองและผู้เกี่ยวข้องจะเกิดความอึดอัดใจ เป็นผลให้ไม่ยอมลงมือทำงาน งานจึงไม่

เสร็จ จึงมักเกิดความล่าช้าและเสียหายต่องาน

5.

ความไม่พึงพอใจในงานที่ทำ

การไม่พึงพอใจหรือไม่มี "ฉันทะ" ในงานที่ทำจะทำให้ไม่

มีความสุขในการทำงาน มองไม่ค่อยเห็นประโยชน์และคุณค่าของงานตนเอง เป็นผลให้งานไม่

เสร็จหรือได้รับผลงานที่ไม่ดี

6.

การขาดความอดทน

งานแทบทุกอย่างมักต้องใช้ความอดทนในการดำเนินการงานนั้น

จึงจะสำเร็จลงได้ หากผู้ปฏิบัติงานขาดความอดทนแล้วก็เป็นการยากที่จะทำงานให้เสร็จ

7.

การขาดขวัญและกำลังใจ

ขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงานมักจะเกิดขึ้นจากหลาย

ปัจจัย เช่น เกิดจากความมุ่งมั่นของตนเอง การสนับสนุนจากครอบครัว การชมเชยจาก

ผู้บังคับบัญชา การยอมรับจากเพื่อนร่วมงาน และความสำเร็จจากการทำงานที่ผ่านมา ซึ่งจะช่วย

กระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีพลังใจที่จะทำงานให้สำเร็จ ในทางตรงกันข้าม หากขาดขวัญและกำลังใจที่

ดีแล้วโอกาสที่จะทำงานให้สำเร็จก็น้อยลง

8.

การเสียเวลาคิดและพูดมากเกินไป

การคิดและพูดเป็นสิ่งสำคัญ แต่หากใช้เวลากับ

ส่วนนี้มากจนเกินไปจะทำให้มีเวลาน้อยลงสำหรับการลงมือปฏิบัติงานจริงๆ และงานส่วนมากจะ

สำเร็จลงได้ก็โดยการลงมือปฏิบัติ ไม่ใช่เพียงแค่คิดหรือพูดเท่านั้น

9.

การไม่กล้าบอก "ปฏิเสธ"

การปฏิบัติงานต่างๆ ในองค์กรใดองค์กรหนึ่งมักจะ

เกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย มีทั้งผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา มีทั้งคนที่ขยัน

และคนที่เกียจคร้าน คนที่มีความรับผิดชอบสูงกับคนที่ไม่ค่อยรับผิดชอบ และคนที่มีลักษณะนิสัย

อื่นๆ การมอบหมายงาน และการขอร้องให้ช่วยงานจากบุคคลอื่นย่อมมีขึ้นเสมอ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานที่

มีประสิทธิภาพควรรู้จัก

"รับ" และรู้จัก "ปฏิเสธ" ให้เหมาะสม ทั้งนี้ ควรคำนึงถึงงานในภารกิจ

ของตนเอง เวลาที่ตนเองมี และความจำเป็นของงานที่มอบหมายหรือขอร้องให้ช่วย แต่หากรับงาน

ทุกอย่างที่คนอื่นขอให้ทำ โดยไม่กล้าที่จะ

"ปฏิเสธ" ก็เป็นการยากที่จะทำงานในภารกิจหลักของ

ตนและงานที่รับมาเพิ่มเติมให้สำเร็จลงได้

การบริหารเวลาถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จอย่างหนึ่งของชีวิต ดังนั้นเราจึงควร

เริ่มต้นบริหารเวลาตั้งแต่วันนี้ โดยใช้หลักการบริหารเวลา ได้แก่ การรู้จักวางแผนการทำงาน การจัด

เวลาให้เหมาะสมกับงาน เหมาะสมกับคน หมั่นเตือนตนอยู่เสมอ และควบคุมการทำงานเพื่อการ

มีเวลาที่ดีกว่า เพื่อความสำเร็จในการทำงานและชีวิต

ข้อมูลอ้างอิง

ชัยชาญ วงศ์สามัญ

. 2549. ผนวก 7 การบริหารเวลา. ในมหาวิทยาลัยขอนแก่น (Online). แหล่งที่มา:

http://agserver.kku.ac.th

ต้นกล้า นัยนา

. 2545. หัวใจก้าวเดิน. กรุงเทพมหานคร : ดอกหญ้า 2000.

วารี ปานเจริญ

. 2548. Taming the Paper Tiger at Work ล้างเอกสารรกในที่ทำงาน.

กรุงเทพมหานคร

: ซีเอ็ดยูเคชั่น.

วิทยาธร ท่อแก้ว

. 2549. การบริหารเวลา. ในมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (Online). แหล่งที่มา:

http://www.stou.ac.th

อนันท์ งามสะอาด

. 2549. เวลา (Time) และการบริหารเวลา (Time Management) ใน

กระทรวงศึกษาธิการ (Online). แหล่งที่มา: http://www.moe.go.th